会社で楽楽明細を導入してみました。まだ、稼働し始めて数か月ですが、感想など
楽楽明細とは
請求書をWEB上で配信できるサービスです。
請求データのCSVもしくはPDFをアップロードし「WEB」「メール添付」もしくは「郵送」「FAX」で請求書を送ることができます。
導入のきっかけ
社内で課題の棚卸しを行った際に、請求書をweb化したいという案が出たのがきっかけでした。取引先が多いため、請求書を印刷枚数や郵送件数が多く、請求書の封入作業に時間がかかっていました。残業が余儀なくされるため、効率化したいという声が上がっていました。
また、取引先で一番利用されているサービスが楽楽明細であり、請求書受け取りの担当部署でも他のサービスと比べて好評でした。（まだ、取引先の電子化はごく一部ですが）
導入ー開始まで
サービス確認
もともと、楽楽明細については大まかには把握していましたが、実際に社内に訪問してもらい、部長と説明を受けました。説明を受け、自社でも導入することが可能なことが確認でき、部長も乗り気になりました。
社内承認ーサービス契約
コスト削減の試算表をもらい、社内説明用の稟議書を作成、あわせて自社のサンプルデータを送付し、請求書イメージを作成してもらい、資料に添付しました。
社内で回覧し、承認が降りて晴れて契約となりました。
導入ー環境構築
環境を受取、帰還データの抽出と顧客データの登録作業、請求書レイアウトの作成作業を行いました。顧客データを入れるのは簡単でしたが、レイアウト作成に苦労しました。楽楽明細はレイアウトをある程度自由に調整できますが、変幻自在ではないので、できないこともありました。折り目の印をつけたり、枠の細かなレイアウト変更など。
通常業務と並行で作業していたので結局構築に2か月ほどかかりました。
アップロードはCSVのみで行いFAXや郵送代行は行わないこととし、未開設先は自社で郵送対応と決まりました。
楽楽明細での配信開始
案内文を送付し、なんとか開始にこぎつけました。
開始時は問い合わせが多かったですが、何とか運用することができています。
サービスを利用してみて
よかったところ
・郵送の件数が減る
WEBで配信することで確かに郵送件数は減りました。
・取引先がDLしたか分かる
管理画面上でDL済みかどうかがすぐにわかり、メール通知もできているかわかります。問い合わせが来た時に確認できて便利。
いまいちなところ
・慣れるまで問い合わせ対応が大変
はじめた直後は取引先から多数の問い合わせがあり、問い合わせ対応が大変そうでした。どうやらURLで直接アクセスするときに誤って別会社のページに行ったりしてるようでした。案内文のURLの文字をもっと大きくしたり工夫をもう少しすれば良かったと思います。
・郵送が完全になくなるわけではない
すべての取引先が楽楽明細に登録してくれるわけではありません。また、請求書以外にも納品書などの送付が残っているので郵送コストが完全に削減できているわけではありません。
総評
楽楽明細を利用して実際に良かったかどうかはまだ、何とも言えないところです。実際に郵送件が減ったものの、初期の準備段階の利用コストもかかっていますし、削減効果が完全に出るのはもう少し先かもしれません。試用環境でもうすこし事前準備をしっかりしておけば、準備期間を長く取らずに済んだかも。
また、納品書の郵送がまだ残っているため、何らかの形で配信するようにして、郵送コストの削減を今後進めていこうと思います。
